Es gibt diese Aufgaben, die man ewig vor sich herschiebt. Bei mir ist das die Belegerfassung für die GmbH. Ein Ordner voller PDFs – Telefonrechnungen, Restaurantbelege, abfotografierte Kassenzettel, KI-Abos in Dollar – und am Ende muss alles sauber in eine Ausgaben-Tabelle. Diesmal habe ich es nicht selbst gemacht. Ich habe Claude Cowork machen lassen. Und ich bin ehrlich fasziniert, wie viel Arbeit mir das abgenommen hat.
Diesen Blogpost übrigens hat Claude Cowork auch geschrieben – direkt im selben Chat, in dem zuvor die ganze Belegarbeit passiert ist. Ich habe nur gesagt, dass ich gern einen Beitrag über den Prozess hätte. Insofern ist dieser Text selbst schon ein kleines Beispiel für das, worum es geht.
Der Ausgangspunkt
Ich habe in der Claude-App einen Ordner freigegeben: rund 240 Belege aus dem ersten Halbjahr 2026, dazu eine leere Excel-Vorlage für die Ausgaben-Tabelle mit Monatsblättern und den üblichen Kostenkategorien – Telefon, Kfz, Reise, Bewirtung, Fachliteratur und so weiter. Meine Ansage war schlicht: „Trag bitte alle Belege in die Tabelle ein.“
Was dann passiert ist
Claude ist den Stapel systematisch durchgegangen. Zuerst hat es aus jedem PDF den Text ausgelesen. Bei den vielen abfotografierten oder eingescannten Belegen, die keinen Text enthalten, kam Texterkennung (OCR) zum Einsatz – die Fotos wurden also in lesbaren Text umgewandelt. Ein paar Dateien lagen nur in der Cloud und mussten erst lokal verfügbar sein; das hat Claude erkannt und mir gesagt, woran es lag.
Dann das eigentlich Mühsame: Aus jedem Beleg die relevanten Daten herausziehen – Datum, Rechnungsaussteller, Bruttobetrag und Umsatzsteuersatz. Anschließend hat Claude jeden Beleg einer Kategorie zugeordnet: Die Telekom-Rechnungen zu Telefon, Tankstelle und Parkscheine zu Kfz, Hotelrechnungen zu Reise, Zeitungsabo und Bücher zu Fachliteratur. Die Beträge sind monatsweise in die richtigen Spalten der Tabelle gewandert, die Summen- und Gesamtformeln rechnen automatisch durch.
Man kann jederzeit „dazwischenreden“
Das ist für mich der entscheidende Punkt, und er hat sich in diesem Projekt mehrfach gezeigt: Ich kann Claude mitten in der Arbeit – bei der man zusehen kann – unterbrechen und einfach etwas in den Chat schreiben – es nimmt den Input auf und macht damit weiter, ohne neu anzufangen.
Während Claude noch die Belege durchgearbeitet hat, habe ich zum Beispiel zwischendurch getippt, dass ich gerade noch die letzten Cloud-Dateien synchronisiere. Kurz darauf fiel mir die Sache mit der Umsatzsteuer ein: „Bei den nicht österreichischen Belegen bitte die Mehrwertsteuer nicht rausrechnen, nur brutto eintragen.“ Beides wurde sofort berücksichtigt – mittendrin, ohne Reset, ohne dass etwas verloren ging. Es ist kein starrer Ablauf, den man nur am Anfang füttert, sondern ein laufendes Gespräch, in das ich jederzeit eingreifen kann.
Die Stelle, an der Claude mich gefragt hat
Auch umgekehrt war es ein Dialog. Gleich zu Beginn hat Claude nachgefragt, wie ich es genau will – neue Datei oder Vorlage überschreiben, wie detailliert die Kategorisierung, ob alles Ausgaben sind. So entstand nichts an meinen Bedürfnissen vorbei, und ich musste nicht hinterher korrigieren.
Das Ergebnis
Am Ende lag eine fertig ausgefüllte Excel-Datei im Ordner: über 200 Belege erfasst und kategorisiert, monatliche Summen, alles nachvollziehbar. Dazu – und das finde ich fast das Cleverste – ein eigenes Blatt namens „Prüfen“. Dort hat Claude ehrlich aufgelistet, wo es unsicher war: schlecht lesbare Scans, in Euro umgerechnete Dollar-Beträge, große Posten, die man eventuell als Anlagegut behandeln muss. Statt stillschweigend zu raten, bekomme ich eine kurze To-do-Liste für die Punkte, die ich noch selbst kontrollieren sollte.
Was mich daran fasziniert
Diese Art von Arbeit ist nicht schwierig, aber sie frisst Zeit und Konzentration – genau die Mischung, die oft einen den ganzen Nachmittag kostet. Claude Cowork hat den langweiligen Teil übernommen und mir den Teil gelassen, bei dem mein Urteil wirklich gebraucht wird: die Zweifelsfälle prüfen und freigeben.
Und das alles in einem laufenden Gespräch, mit Zugriff auf meine echten Dateien, mit Zwischenfragen und der Möglichkeit, jederzeit eine Anweisung nachzuschieben. Es fühlt sich weniger nach „Software bedienen“ an und mehr nach „jemandem etwas erklären, der mitdenkt“.
Ich werde das ganz sicher wieder so machen. Und falls du dich gefragt hast, ob dieser Text von mir oder von der KI stammt: Geschrieben hat ihn Claude Cowork – im selben Chatfenster, gleich nachdem die Belege fertig waren. (Geprüft auf Richtigkeit von mir. Nur wenige Formulierungen leicht angepasst.)
