Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten die Milenu GmbH im Rahmen ihrer Website, ihrer geschäftlichen Tätigkeit, ihrer Beratungs-, Bildungs- und Projektarbeit sowie bei Online- und Präsenzveranstaltungen verarbeitet.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Milenu GmbH Salzburg, Österreich E-Mail: office@milenu.at Geschäftsführung: Anita Pleschko-Röthler und David Röthler
2. Allgemeine Grundsätze
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für unsere Tätigkeit erforderlich ist oder eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.
Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung,
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen,
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen,
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, erfolgt dies nur bei Vorliegen einer dafür erforderlichen zusätzlichen Rechtsgrundlage.
3. Besuch unserer Website
Beim Besuch unserer Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Protokolldaten.
Die Verarbeitung dient insbesondere der sicheren und technisch zuverlässigen Bereitstellung der Website und der Abwehr von Missbrauch.
Soweit wir Cookies oder externe Inhalte einsetzen, die eine Einwilligung erfordern, erfolgt die entsprechende Verarbeitung erst nach Erteilung dieser Einwilligung.
4. Kontaktaufnahme und E-Mail-Kommunikation
Wenn Sie mit uns per E-Mail oder auf anderem Wege Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir insbesondere Ihre Kontaktdaten sowie die von Ihnen übermittelten Kommunikationsinhalte und gegebenenfalls Anhänge.
Für unsere elektronische Kommunikation nutzen wir Google Workspace (Gmail) im Rahmen eines Unternehmensvertrags mit Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung von Anfragen, zur Anbahnung und Durchführung von Vertrags- und Projektbeziehungen sowie zur allgemeinen geschäftlichen Kommunikation.
E-Mail-Kommunikation wird nicht unbegrenzt aufbewahrt. Wir überprüfen unsere Bestände regelmäßig und löschen personenbezogene Daten, wenn sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.
KI-gestützte Bearbeitung von E-Mails
Zur Unterstützung unserer Arbeitsorganisation können eingehende und ausgehende E-Mails mit Hilfe von KI-Systemen ausgewertet werden, etwa um Korrespondenz zusammenzufassen, Termine und Aufgaben zu erfassen, Informationen im Postfach zu finden oder Antwortentwürfe vorzubereiten. Versand und inhaltliche Entscheidungen erfolgen stets durch uns selbst; es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Vorrangig setzen wir dafür lokal betriebene KI-Modelle ein, bei denen die Inhalte das von uns kontrollierte Gerät nicht verlassen. Darüber hinaus nutzen wir die in Google Workspace integrierten KI-Funktionen (Gemini) sowie ergänzend Cloud-Dienste von Anthropic (Claude) und OpenAI (ChatGPT). Dabei nutzen wir Konfigurationen, bei denen Inhalte nicht zum Training der KI-Modelle verwendet werden. Zu Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung siehe Abschnitte 16 und 17.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung unserer Korrespondenz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre E-Mails mit externen KI-Diensten verarbeitet werden, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir berücksichtigen Ihren Wunsch.
5. Kund:innen, Auftraggeber:innen und Geschäftspartner:innen
Im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeit verarbeiten wir Daten von Kund:innen, Auftraggeber:innen, Projektpartner:innen, Lieferant:innen und sonstigen Geschäftspartner:innen.
Hierzu können insbesondere Namen, Organisation, Funktion, Kontaktdaten, Korrespondenz, Vertragsdaten, Projektinformationen sowie Abrechnungs- und Zahlungsdaten gehören.
Die Verarbeitung dient insbesondere der Anbahnung, Durchführung und Dokumentation unserer Vertrags-, Projekt- und Geschäftsbeziehungen.
Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
6. Veranstaltungen, Workshops und Teilnehmer:innenverwaltung
Wir führen Präsenz- und Onlineveranstaltungen, Workshops, Seminare, Lehrgänge, Beratungen und andere Bildungs- und Projektveranstaltungen durch.
Dabei können insbesondere Namen, Kontaktdaten, Organisation bzw. berufliche Funktion, Anmeldedaten, Teilnahmeinformationen und organisatorische Angaben verarbeitet werden.
Teilnehmer:innendaten erhalten wir teilweise direkt von den betroffenen Personen und teilweise von unseren Auftraggeber:innen oder Kooperationspartner:innen.
Wir verwenden diese Daten insbesondere zur Organisation und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung, zur Kommunikation mit Teilnehmer:innen und Auftraggeber:innen sowie – soweit erforderlich – zur Dokumentation gegenüber Fördergeber:innen und Projektpartner:innen.
7. Online-Meetings und Videokonferenzen
Für Onlineveranstaltungen und Besprechungen setzen wir insbesondere Videokonferenzsysteme wie Zoom und Microsoft Teams ein.
Dabei können abhängig von der jeweiligen Nutzung insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Name bzw. gewählter Anzeigename, E-Mail-Adresse, Profilinformationen, IP-Adresse und technische Verbindungsdaten, Audio- und Videodaten sowie Chatbeiträge und andere während der Veranstaltung bereitgestellte Inhalte.
Teilnehmer:innen können grundsätzlich selbst entscheiden, ob sie ihre Kamera aktivieren. Soweit organisatorisch möglich, kann auch ein gekürzter Name oder ein Pseudonym verwendet werden.
8. Aufzeichnungen
Einzelne Veranstaltungen können aufgezeichnet werden.
Eine Aufzeichnung erfolgt nicht verdeckt. Teilnehmer:innen werden vor oder spätestens zu Beginn der Aufzeichnung entsprechend informiert. Soweit für die konkrete Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese vorher ein.
Aufzeichnungen können Audio-, Video-, Bildschirmfreigaben, Präsentationen, Chatbeiträge und andere Beiträge von Teilnehmer:innen enthalten.
Aufzeichnungen werden nur so lange gespeichert und zugänglich gemacht, wie dies für den jeweils angegebenen Zweck erforderlich ist.
9. Transkription und automatische Zusammenfassungen
Bei einzelnen Veranstaltungen und Besprechungen können gesprochene Inhalte automatisiert in Text umgewandelt werden. Wir können außerdem KI-gestützte Systeme einsetzen, um Transkripte zusammenzufassen, zu strukturieren, zu übersetzen oder daraus Protokolle und Dokumentationen zu erstellen.
Hierfür können unter anderem Funktionen der eingesetzten Videokonferenzsysteme sowie spezialisierte Transkriptions- oder KI-Dienste eingesetzt werden.
Teilnehmer:innen werden über eine geplante Transkription bzw. KI-gestützte Auswertung informiert.
Wir achten darauf, den Umfang der Verarbeitung auf den jeweiligen Zweck zu beschränken. Wo dies möglich und sinnvoll ist, werden personenbezogene Angaben reduziert, anonymisiert oder pseudonymisiert.
Transkripte und daraus erzeugte Dokumentationen werden nicht länger aufbewahrt, als dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
10. KI-gestützte Verarbeitung
Im Rahmen unserer Bildungs-, Beratungs-, Projekt- und Organisationstätigkeit setzen wir Werkzeuge der Künstlichen Intelligenz ein.
Diese können insbesondere zur Recherche, Textbearbeitung, Übersetzung, Transkription, Zusammenfassung, Erstellung von Protokollen und Dokumentationen sowie zur Unterstützung geschäftlicher Arbeitsabläufe eingesetzt werden.
Dabei können wir insbesondere Dienste von OpenAI (ChatGPT/API), Anthropic (Claude) und Google (Gemini in Google Workspace) sowie – abhängig vom jeweiligen Projekt – andere geeignete KI-Dienste einsetzen.
Wir übermitteln personenbezogene Daten an externe KI-Dienste nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist. Wo möglich, reduzieren oder anonymisieren wir personenbezogene Angaben vor einer Verarbeitung.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur dann mit externen KI-Diensten verarbeitet, wenn dafür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht und die Verarbeitung für den jeweiligen Zweck erforderlich und angemessen ist.
Soweit möglich, setzen wir für bestimmte Aufgaben auch lokal betriebene KI- und Transkriptionssysteme ein, bei denen Inhalte das von uns kontrollierte Gerät nicht verlassen.
11. KI-gestützte Übersetzung und Sprachverarbeitung
Bei mehrsprachigen Veranstaltungen können wir automatisierte Systeme zur Echtzeitübersetzung bzw. Sprachverarbeitung einsetzen.
Dabei können Audioinhalte kurzfristig verarbeitet und in eine andere Sprache übertragen bzw. in Text umgewandelt werden.
Welche Lösung eingesetzt wird, kann je nach Veranstaltung und technischem Zweck unterschiedlich sein. Bei einer entsprechenden Verarbeitung informieren wir die Teilnehmer:innen über den Einsatz.
12. Cloud- und Kollaborationsdienste
Für die Zusammenarbeit, Dateiablage und Bereitstellung von Seminar- und Projektunterlagen setzen wir verschiedene Cloud- und Kollaborationsdienste ein.
Hierzu gehören insbesondere Dienste wie Google Workspace, Dropbox und Padlet.
Dabei können je nach Nutzung Namen, E-Mail-Adressen, Dokumente, Projektinformationen, Seminarunterlagen, Protokolle, Transkripte oder andere bereitgestellte Inhalte verarbeitet werden.
Wir beschränken Zugriffsberechtigungen nach Möglichkeit auf jene Personen, die die jeweiligen Inhalte benötigen.
13. Formulare, Feedback und Evaluation
Im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Projekten können wir Onlineformulare und digitale Befragungsinstrumente einsetzen, beispielsweise Google Forms oder andere Feedback- und Abstimmungssysteme.
Dabei können insbesondere Angaben zur Teilnahme, Feedback, Bewertungen und – soweit erforderlich – Kontaktinformationen verarbeitet werden.
Soweit eine anonyme Befragung möglich und für den jeweiligen Zweck ausreichend ist, bevorzugen wir diese Form.
14. Veranstaltungsdokumentation, Fotos und Screenshots
Im Rahmen einzelner Veranstaltungen können Fotos, Screenshots oder andere Dokumentationen entstehen.
Teilnehmer:innen werden über geplante Aufnahmen und deren vorgesehenen Verwendungszweck informiert.
Eine Veröffentlichung personenbezogener Fotos, Screenshots oder individuell zuordenbarer Aussagen erfolgt nur, wenn hierfür eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht.
Bei öffentlich zugänglichen Veranstaltungsdokumentationen bemühen wir uns, personenbezogene Informationen auf das für den jeweiligen Dokumentationszweck erforderliche Maß zu reduzieren.
15. Veröffentlichung von Protokollen und Projektergebnissen
Im Rahmen unserer Bildungs- und Projektarbeit veröffentlichen wir teilweise Zusammenfassungen, Protokolle, Erfahrungsberichte oder andere Projektergebnisse.
Soweit darin Aussagen einzelner Teilnehmer:innen wiedergegeben oder Personen identifizierbar gemacht werden, achten wir auf eine entsprechende Rechtsgrundlage und informieren die Betroffenen über die vorgesehene Veröffentlichung.
Wo eine Identifizierung für den Dokumentationszweck nicht erforderlich ist, sollen Aussagen anonymisiert oder nur in zusammengefasster Form wiedergegeben werden.
16. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Für einzelne Verarbeitungstätigkeiten setzen wir externe Dienstleister ein.
Hierzu können insbesondere Anbieter für Hosting, E-Mail und Office-Anwendungen, Videokonferenzen, Cloudspeicher, Kollaboration, Formulare, Transkription, Übersetzung und KI-Verarbeitung gehören.
Soweit diese Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir – soweit erforderlich – entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab.
17. Übermittlung in Drittländer
Einzelne von uns eingesetzte Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder können personenbezogene Daten auch außerhalb des EWR verarbeiten.
Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, achten wir auf die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Anbieter können insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder andere gesetzlich vorgesehene Garantien zur Anwendung kommen.
Auch bei Diensten, die europäische Speicheroptionen anbieten, kann nicht in jedem Fall ausgeschlossen werden, dass bestimmte technische, Sicherheits- oder Supportdaten außerhalb des EWR verarbeitet werden.
18. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck benötigt werden.
Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen oder andere rechtlich zulässige Gründe eine längere Speicherung erforderlich machen.
Für Aufzeichnungen, Transkripte, Teilnehmer:innenlisten und KI-generierte Dokumentationen bemühen wir uns um möglichst kurze, dem jeweiligen Zweck angemessene Speicherfristen.
19. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.
Dazu gehören je nach Verarbeitung insbesondere Zugriffsbeschränkungen, sichere Authentifizierung, verschlüsselte Datenübertragung, angemessene Berechtigungskonzepte sowie die Auswahl geeigneter Dienstleister.
20. Ihre Rechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung grundsätzlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde.
21. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Unsere Arbeitsweise und die von uns eingesetzten digitalen Werkzeuge entwickeln sich laufend weiter. Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung daher, wenn sich wesentliche Verarbeitungstätigkeiten oder rechtliche Rahmenbedingungen ändern.
Stand: Oktober 2026
